В каждый момент времени на экране отображается прямоугольный фрагмент таблицы с координатной сеткой. Ячейка, с которой в данный момент выполняется работа, называется активной и помечается высвечиванием ее границ или координат. Кроме того, можно просмотреть всю таблицу как по горизонтали, так и по вертикали. Ячейки таблицы могут содержать данные различных типов, например, текст, число или формулу (арифметическое выражение), задающую зависимость значения данной ячейки от других ячеек. Это особенно удобно, поскольку изменение содержимого какой-либо ячейки проводит к автоматической корректировке значений связанных с ней ячеек. Для эффективной обработки больших объемов информации электронные таблицы оснащены специальной системой управления данными, обеспечивающей поиск, сортировку и глобальное редактирование записей. В ряде случаев, особенно при работе с числовыми данными, электронные таблицы оказываются значительно удобнее систем управления базами данных (СУБД) благодаря следующим преимуществам: — наглядная форма представления данных; — высокое быстродействие, т.к. таблица находится полностью в оперативной памяти; — удобство автоматического перерасчета и повторяющихся вычислений; — сочетание различных способов обработки данных.